Informativa dipendenti/collaboratori
Art.13 Reg.(UE) 2016/679 “General Data Protection Regulation”
| Interessato: |
| Titolare del Trattamento | Althea Formazione S.R.L. |
| Indirizzo: | Via Caponnetto n.8, 52100 – Arezzo (AR) |
| Indirizzo email: | m.marchioni@altheaformazione.it c.pigliapochi@altheaformazione.it |
Premessa
In attuazione a quanto previsto dal Regolamento Privacy UE 2016/679, la Althea Formazione S.R.L. (di seguito anche denominata “il titolare” o “la società”) con sede legale in (52100) Arezzo (AR) Via Caponnetto n. 8, Le fornisce le informazioni dovute in ordine alle finalità ed alle modalità di trattamento dei Suoi dati personali, ivi compresi quelli disciplinati dall’art. 9 del predetto Regolamento, nonché all’ambito di comunicazione e diffusione degli stessi, alla natura dei dati in nostro possesso e al loro conferimento in relazione all’intercorrente rapporto di lavoro subordinato.
Di conseguenza Althea Formazione S.R.L., in qualità di Titolare del Trattamento, informa che tratterà:
- dati identificativi comuni (ad esempio anagrafici, fiscali, estremi del conto corrente bancario…);
- dati “sensibili” o “particolari” idonei a rivelare:
- le convinzioni religiose (ad esempio al fine di poter acconsentire alla richiesta di fruizione di festività religiose);
- l’adesione a organizzazioni sindacali (assunzione di cariche sindacali, richiesta di trattenuta per quote di associazioni sindacali);
- l’adesione a partiti politici (richiesta di permessi o aspettativa per cariche pubbliche elettive);
- uno stato generale di salute (assenze per malattia, maternità, infortunio o l’avviamento obbligatorio), l’idoneità o meno a determinate mansioni (quale esito espresso da personale medico a seguito di visite mediche preventive/periodiche o richieste da Lei stesso/a);
- lo stato di salute (stato di malattia o infortunio, dati relativi alla idoneità a particolari mansioni).
- a) Finalità e base giuridica del trattamento
I suoi dati personali ci sono stati forniti e saranno trattati esclusivamente per finalità strettamente connesse e strumentali all’adempimento del rapporto di lavoro esistente alla data odierna e cioè:
- per la corretta quantificazione della retribuzione;
- per assolvere gli obblighi di legge e di contratto, inclusi quelli derivanti dal contratto collettivo;
- per assolvere gli obblighi nei confronti degli Istituti di Previdenza ed Assistenza, sia obbligatori che integrativi
- per la gestione dei rapporti con gli istituti di credito per l’effettuazione del pagamento delle retribuzioni;
- per il corretto inquadramento delle responsabilità e dei ruoli all’interno della società;
- per l’accertamento, dell’esercizio ovvero per la difesa di un diritto o pretesa legale
- per adempiere agli obblighi previsti dalle norme di legge e fiscali, dai regolamenti, dalla normativa comunitaria.
I suoi dati saranno trattati sulla base dell’art. 6 I° paragrafo
- lettera a) – consenso espresso dell’interessato per il trattamento dei propri dati;
- lettera b) – per l’esecuzione di un contratto di cui Lei è parte;
- lettera c) – per l’adempimento di un obbligo legale cui è soggetto lo stesso titolare
nonché sulla base dell’art. 9 II° paragrafo
- lettera a) – consenso esplicito per il trattamento dei propri dati “sensibili” o “particolari”;
- lettera b) – assolvimento degli obblighi in materia di diritto del lavoro, della sicurezza sociale e protezione sociale.
- b) Natura della raccolta dei dati e conseguenze di un eventuale mancato conferimento
Il conferimento dei suoi dati personali è obbligatorio per instaurare il rapporto di lavoro ed adempiere agli obblighi derivanti e, in generale, agli adempimenti di legge.
Il mancato conferimento o la comunicazione errata dei dati può comportare l’impossibilità di instaurare il rapporto di lavoro e di adempiere gli obblighi di legge, ed in particolare:
– l’impossibilità da parte del titolare di garantire la congruità del trattamento stesso ai patti contrattuali per cui esso sia eseguito;
– la possibile mancata corrispondenza dei risultati del trattamento stesso agli obblighi imposti dalla normativa fiscale, amministrativa o del lavoro cui esso è indirizzato.
Il consenso al trattamento dei suoi dati per la finalità sub. 5 è da rilasciare in via facoltativa e il suo mancato rilascio non influirà sull’instaurazione del rapporto di lavoro e sugli adempimenti connessi.
- c) Modalità di trattamento
Il trattamento verrà effettuato, nel rispetto delle predette finalità e secondo quanto disposto dall’art. 4 del Codice Privacy e dall’art. 4 n. 2 del Regolamento, con o senza l’ausilio di strumenti elettronici ad opera del titolare e/o dei dipendenti e/o collaboratori dell’impresa a ciò appositamente autorizzati e consiste in particolare:
- a) nella raccolta dei dati personali;
- b) nell’archiviazione conservativa dei documenti ricevuti necessari per l’espletamento delle prestazioni contrattuali;
- c) nell’inserimento/aggiornamento e nell’organizzazione nella banca dati sia informatica che cartacea;
- d) nella consultazione dei dati;
- e) nell’elaborazione dei dati per consentire l’espletamento delle finalità sopra riportate;
- f) nell’interconnessione e/o nel raffronto dei dati;
- g) nella cancellazione e/o nella distruzione dei dati.
Il trattamento dei dati personali sarà effettuato tramite supporti cartacei ed informatici dal Titolare, dal Responsabile e dagli autorizzati con l’osservanza di ogni misura cautelativa, che ne garantisca la sicurezza e riservatezza e l’elaborazione in maniera tempestiva, accurata e completa.
- d) Comunicazione, trasferimento e diffusione dei dati
I suoi dati personali, ai fini dell’esecuzione del contratto e per le finalità sopra specificate, potranno essere comunicati a:
- enti pubblici (esempio: INPS, INAIL, Direzione provinciale del lavoro, uffici fiscali);
- soggetti esterni nella loro qualità di responsabili del trattamento per il corretto espletamento di tutte le finalità sopra indicate;
- fondi o casse anche private di previdenza sociale e assistenza;
- tecnici addetti alla manutenzione e/o riparazione degli hardware, dei software e di tutte le apparecchiature informatiche e telematiche;
- dipendenti e collaboratori dei responsabili del trattamento
- istituti di credito;
- organizzazioni sindacali cui lei abbia conferito specifico mandato;
- enti nei confronti dei quali la comunicazione sia obbligatoria per legge;
- soggetti terzi ai quali il lavoratore ha ceduto parte dello stipendio del lavoratore come da normative vigenti.
I dati potranno essere altresì comunicati a società o professionisti di nostra fiducia per attività contabile, fiscale, consulenziale ed amministrativa e per tutela dei nostri diritti relativi al rapporto di lavoro.
I dati di natura sensibile, concernenti lo stato di salute, che tratta il medico competente nell’espletamento dei compiti previsti dal D.Lgs. 81/08 e dalle altre disposizioni in materia di igiene e sicurezza nei luoghi di lavoro, per l’effettuazione degli accertamenti medici preventivi e periodici, verranno trattati presso il datore di lavoro o presso la struttura sanitaria e/o medico nominato esclusivamente responsabile del trattamento/autonomo titolare.I medesimi non saranno trasferiti verso paesi terzi rispetto a quelli dell’Unione Europea.
- e) Conservazione dei dati
I dati forniti verranno conservati presso i nostri archivi secondo i seguenti parametri:
▪ per le attività di amministrazione, contabilità, gestione paghe, formazione del personale, contrattuali e giuslavoriste, gestione dell’eventuale contenzioso: 10 anni dalla formazione dell’atto o dalla cessazione del rapporto, come stabilito per Legge dal disposto dell’art. 2220 C.C., fatti salvi eventuali ritardati pagamenti dei corrispettivi che ne giustifichino il prolungamento.
Al compimento del decimo anno il titolare provvederà nel più breve tempo possibile a cancellare o a distruggere la documentazione contenente i Suoi dati personali ormai non più necessaria per il perseguimento delle finalità indicate oppure, previa Sua richiesta da inoltrare nei 30 giorni precedenti a tale scadenza, a riconsegnarglieLa.
La documentazione che risulta strettamente necessaria ai responsabili del trattamento per l’espletamento delle finalità indicate al terzo paragrafo sarà custodita in formato cartaceo e/o digitale presso i loro archivi
Per il medesimo periodo e secondo i medesimi parametri. Al momento della cessazione del rapporto con tale soggetto la medesima sarà restituita alla società oppure, conclusosi il periodo di conservazione, la stessa sarà trasmessa alla società titolare la quale la cancellerà o distruggerà, a meno che l’interessato – nel termine sopra indicato – non opti per la sua riconsegna.
- f) Modalità di conservazione dei dati
I Suoi dati personali, sia in forma cartacea (archivio) che su supporto digitale, verranno conservati presso la sede legale della Althea Formazione S.R.L. in Via Caponnetto– 52100 Arezzo (AR).
Si rappresenta che, per l’espletamento delle finalità sopra riportate, i Suoi dati saranno conservati nel rispetto delle norme di legge vigenti in materia anche dai nominati responsabili del trattamento (ad esempio commercialista, consulente, società di cloud).
- g) Diritti dell’interessato
Con riferimento ai dati personali, l’interessato potrà esercitare i seguenti diritti:
- chiedere la conferma dell’esistenza o meno di propri dati personali;
- ottenere le indicazioni circa le finalità del trattamento, le categorie dei dati personali, i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati e, quando possibile, il periodo di conservazione;
- ottenere la rettifica e la cancellazione dei dati;
- ottenere la limitazione del trattamento, ossia la temporanea sottoposizione dei Suoi dati personali alla sola operazione della conservazione – con esclusione di ogni altra – al ricorrere di una delle ipotesi previste dall’art. 18 del Regolamento;
- ottenere la portabilità dei dati, ossia riceverli da un titolare del trattamento, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e trasmetterli ad un altro titolare del trattamento senza impedimenti. Nel caso in cui i Suoi dati fossero contenuti in un fascicolo cartaceo, non si applica il diritto alla portabilità, ma il fascicolo Le sarà consegnato nel minor tempo possibile;
- opporsi al trattamento in qualsiasi momento ed anche nel caso di trattamento per finalità di marketing diretto;
- opporsi ad un processo decisionale automatizzato relativo alle persone fisiche, compresa la profilazione.
L’indirizzo per l’esercizio dei diritti sopra specificati è m.marchioni@altheaformazione.it c.pigliapochi@altheaformazione.it, anche con riferimento ad istanze promosse nei confronti dei soggetti i cui dati sono stati trasmessi previo consenso dell’interessato. Le richieste saranno evase nel termine di 30 giorni. Tale periodo potrà essere prorogato per motivi relativi al diritto specifico dell’interessato o alla complessità della Sua richiesta. Si informa l’interessato che ha il diritto di proporre un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, seguendo le procedure e le indicazioni pubblicate sul sito web ufficiale dell’Autorità su www.garanteprivacy.it e che l’esercizio dei diritti non è soggetto ad alcun vincolo di forma ed è gratuito.
- h) Modifiche alle presenti informazioni sulla protezione dei dati
In caso di modifiche sostanziali alle modalità con le quali i Suoi dati sono trattati, verrà tempestivamente informato di tali modifiche.
- i) Individuazione del Titolare, dei responsabili e dei canali di comunicazione.
Il Titolare del trattamento dei dati è: Althea Formazione S.R.L. con sede legale in Arezzo (AR) Via Caponnetto n. 8. Gli atti di nomina dei responsabili del trattamento, dei soggetti autorizzati interni ed ogni altra informazione riguardante i Suoi dati possono esserLe forniti mediante Sua richiesta scritta da inviare all’indirizzo di posta m.marchioni@altheaformazione.it c.pigliapochi@altheaformazione.it,. Inoltre, Le è possibile scrivere direttamente ai responsabili agli indirizzi mail m.marchioni@altheaformazione.it c.pigliapochi@altheaformazione.it, in modo da esercitare i diritti di cui all’art. 12 del Regolamento e/o per eventuali chiarimenti.
Consenso del lavoratore
Il sottoscritto, sopra identificato, dichiara di aver ricevuto completa informativa ai sensi dell’art. 13 Reg. (UE) 2016/679 e con la firma apposta alla presente attesta il proprio libero consenso al trattamento ed alla comunicazione dei propri dati qualificati come personali dalla citata legge, con particolare riguardo a quelli cosiddetti particolari (i dati sensibili per il D.lgs. 196/2003), nei limiti e per le finalità precisate nell’informativa medesima.
Data Il lavoratore
Consenso dei familiari
Il/I sottoscritto/i, in calce identificato/i, dichiara/no di aver ricevuto completa informativa ai sensi Reg. (UE) 2016/679 e con la firma apposta alla presente, attesta/no il proprio libero consenso al trattamento ed alla comunicazione dei propri dati qualificati come personali dalla citata legge, con particolare riguardo a quelli cosiddetti particolari (i dati sensibili per il D.lgs. 196/2003), nei limiti e per le finalità precisati nell’informativa medesima.
Data,
Nome Cognome Firma Rel. di parentela
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